Wie läuft es ohne Chef? – 7 Tipps zur Vorsorge im Krankheitsfall

Sie sind kerngesund? Herzlichen Glückwunsch! Natürlich soll es so bleiben. Aber was ist eigentlich, wenn Sie als Unternehmer – vielleicht auch nur kurzfristig – ausfallen?

Hier die sieben wichtigsten Tipps zur Regelung Ihrer Vertretung.

Tipp 1: Rechnungen – damit der Geldfluss nicht abreißt

Wer kann Rechnungen selbständig erstellen und auch einziehen bzw. wer soll das Forderungsmanagement machen, wenn Sie nicht da sind? Wer kann und darf Eingangsrechnungen überweisen?

  • · Nutzen sie die Übersichten Ihres Rechnungsprogrammes (hilfsweise Excel)
  • · Hinterlegen Sie die Zahlungskonditionen der einzelnen Kunden/ Lieferanten
  • · Mindestens ein Mitarbeiter/ Partner muss Kontovollmacht haben.

Sie haben keine Vertrauensperson in der Firma? Dann lagern Sie das Rechnungsmanagement z. B. an Ihren Steuerberater aus.

Tipp 2: Löhne/Gehälter – damit Ihre Mannschaft abgesichert ist

Wer kann die notwendigen Daten für die Abrechnung sammeln und bearbeiten bzw. an den Steuerberater weitergeben? Festgehälter lassen sich recht schnell regeln. Variable Gehälter (Stundenlöhne, Zuschläge, Prämien) sind da schon schwieriger.

  • · Für kurze Zeit können Abschläge gezahlt werden.
  • · Auch hier gilt: Kontovollmacht!

Sie lassen die Lohnabrechnung beim Steuerberater machen? Das macht es natürlich einfacher.

Tipp 3: Buchhaltung und Steuern – damit es mit dem Fiskus keinen Ärger gibt

Im Zweifel müssen Sie monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Auch Steuervorauszahlungen für Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind fällig.

In der Regel macht das ja für Sie der Steuerberater und das Finanzamt bucht ab.

Es ist trotzdem einiges zu beachten.

  • · Wer stellt die Unterlagen für den Steuerberater zur Verfügung
  • · Wer sorgt dafür, dass auf den entsprechenden Konten auch ausreichend Geld zur Verfügung steht – zum Abbuchungstermin.
  • · Die entsprechenden Termine sollten im Firmen-Kalender (Einsicht für Vertretung!) stehen (Outlook oder Papier)

Tipp 4: Projekte und Kunden – damit die Arbeit weitergeht

Damit Ihre Vertretung „nahtlos“ weiterarbeiten kann, müssen laufende Aufträge/ Projekte dokumentiert sein.

Ihre Kunden werden im „Notfall“ Verständnis haben, dass Ihre Vertretung ein paar Fragen stellen wird, aber erwarten, dass es zügig weitergeht.

  • · Arbeiten Sie mit einer Projektmanagement-Software – das kann im kleinsten Fall die Aufgabenfunktion von Outlook sein. Oder ein Kundenordner im Explorer, in dem alles gesammelt wird, was den Kunden betrifft
  • · Arbeiten Sie mit einer CRM-Software. Hier werden alle wichtigen Grunddaten (z. B. auch Beziehungen zwischen einzelnen Kunden) dokumentiert und auch alle Kontakte gespeichert (z. B. Mails und Termine).

Tipp 5: Entnahmen – damit Ihr Lebensunterhalt abgesichert ist

Denken Sie auch an Ihr „Gehalt“.

Tipp 6: Vorsorge

Trotz guter Vertretung haben Sie gerade als kleiner Unternehmer bei längerfristiger Krankheit das Risiko von Einnahmeeinbußen. Entnahmen müssen dann schnell reduziert werden, wenn nicht Ihre Vorsorge einspringt.

Bei einer längeren Krankheit werden Sie an den Punkt kommen, wo Entnahmen nicht mehr sinnvoll oder gerade bei sehr kleinen Betrieben auch nicht mehr möglich sind.

Die Krankentagegeldversicherung ersetzt im Krankheitsfall Ihr Einkommen. Um die Höhe des Tagessatzes zu ermitteln, teilen Sie Ihr durchschnittliches Gehalt bzw. Ihre Entnahmen der letzten zwölf Monate auf Monatsbasis durch 30. Ideal und wirtschaftlich vertretbar ist es meist, wenn das Krankengeld für Selbstständige ab dem 14. oder 21. Tag gezahlt wird – steuerfrei übrigens.

Eine Berufsunfähigkeitsversicherung sichert Sie ab, wenn Sie längerfristig kein Einkommen mehr haben.

Tipp 7: Packen Sie einen Notfallkoffer

Für den Fall, dass Sie nicht mehr aktiv ins Unternehmensgeschehen eingreifen können, sollten Sie einen Notfall-Koffer vorbereiten. Er enthält alle relevanten Informationen, mit denen Ihr Unternehmen in Ihrer Abwesenheit weitergeführt werden kann: Anweisungen für eine Stellvertretung in der Geschäftsführung, Vollmachten für alle Konten, Kopien der TAN-Listen und der Zugangsdaten, Liste der wichtigsten Lieferanten, Kunden und Projekte mit entsprechenden Anweisungen, wie damit im Notfall zu verfahren ist, Liste aller Zugangsdaten zu Ihren Rechnern, Smartphones und weiteren Unternehmensdaten.

Außerdem sollten alle relevanten Schlüssel und Unterlagen dort abgelegt werden – oder der Koffer sollte einen Hinweis enthalten, wo sie zu finden sind.

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Autor: Angela Hamatschek
Datum: Dienstag, 17. Januar 2017 17:54
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