Stressfrei in den Urlaub ALLES GEORDNET: Was vor dem Urlaub im Büro zu regeln ist!

StB Rüdiger Stahl

Kanzlei Stahl, Netphen-Deuz – www.steuerschmiede.de

Dumm, wenn sich vor dem Urlaub auf dem Schreibtisch noch jede Menge Arbeit stapelt. Das kann einem die Vorfreude ganz schön vermiesen.

Kennen Sie das? Im Kalender ist es seit langem dick angestrichen: Der Urlaub steht unmittelbar bevor. Aber es ist noch so viel zu tun, dass die letzten Tage im Stress auszuarten drohen. Damit das nicht
passiert, lohnt es sich die Urlaubszeit im Büro gut zu organisieren.

 

Ein typischer Fehler ist es, zu spät mit der Urlaubsvorbereitung anzufangen. Wenn Sie das erst auf den letzten Drücker machen, ist der
Stress natürlich umso größer. Wer bis zur letzten Minute noch Aufträge abarbeitet und delegiert, ist danach womöglich so ausgelaugt,
dass er seine freien Tage gar nicht mehr genießen kann.
Wenn Chefs oder Angestellte am letzten Tag noch bis 22 Uhr im Büro sitzen und dann mit Vollstress in den Urlaub gehen, ist die
Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie in der ersten Woche krank werden. Arbeitsmediziner erleben das oft in der Praxis und erklären, warum das so ist: „Das ist ein typisches Phänomen, wenn auf eine hohe Belastung eine Entlastung folgt. Das Immunsystem gibt dann zunächst alles, und danach lässt die Abwehrkraft nach“.
Der Expertenrat deshalb: halten Sie sich genug Zeit vor dem Urlaub frei. Natürlich ist es unrealistisch, die ganze Woche vor den freien
Tagen die Beine baumeln zu lassen, um sich auf den Urlaub einzustimmen. Aber Sie sollten sich auf keinen Fall am letzten Tag den Terminkalender vollpacken. Wichtige Dinge müssen Mitarbeiter und auch der Chef daher entweder vorher angehen oder an Kollegen
übergeben. Zur Übergabe gehört auch, Urlaubsvertreter zu benennen. Ist jemand für unterschiedliche Bereiche zuständig, können auch mehrere Kollegen diese Rolle übernehmen. Das muss in jedem Fall vorher mit ihnen abgesprochen werden. Die Vertreter müssen wissen: Was liegt gerade an? Und was ist zu erwarten, während ich weg bin? Um den Kollegen die Arbeit zu erleichtern, sollten wichtige Kunden rechtzeitig über die eigene Abwesenheit informiert werden.

Als nächstes sollte sichergestellt werden, dass Post, E-Mails und Telefonanrufe weitergeleitet werden, damit nichts verloren geht.
In Ihrem E-Mail-Postfach richten Sie sich zusätzlich am besten eine automatische Abwesenheitsnotiz ein. Sie sollte über die Dauer des
Urlaubs und Vertreter in dieser Zeit informieren. Für Unternehmer lohnt es sich auch, einen Notfallplan anzulegen
– eine „Was-Ist-Wenn“-Liste. Dadurch ist das Risiko geringer, dass einen die Kollegen im Urlaub aus dem Bett klingeln, wenn es ein Problem gibt.

Entlastend ist es, einige Tage vor dem Urlaub reinen Tisch im Büro zu machen und den Schreibtisch noch einmal aufzuräumen. Dabei
nicht bloß die Sachen in den Schubladen verstecken, sondern entrümpeln und sortieren. Warum bewusst einige Tage vorher? Erstens
werfen Sie sonst in der Eile etwas weg, was sich später doch als wichtig herausstellt. Und zweitens werden Sie sich nach getaner Arbeit
schon vorher von Altlasten befreit fühlen und erleben die Tage vor Ihrem Urlaub schon entspannter.

Entdecken Sie am letzten Tag noch etwas Unerledigtes, sollten sie die Arbeit tunlichst nicht mit in den Urlaub nehmen. Denn das ist
Gift für die Erholung.

So hält die Urlaubslaune länger an
Damit die Urlaubslaune nicht gleich wieder vergeht, ist es wichtig, dass Sie sich für den ersten Tag nach den Ferien genug Zeit zum
Bearbeiten der aufgelaufenen Arbeit einplanen. Denn womöglich türmen sich dann schon wieder die Aufträge auf dem Schreibtisch,
und im E-Mail-Eingang warten Dutzende von unbeantworteten Nachrichten. Ein weiterer Tipp von Experten: Viele bleiben oft länger
erholt, wenn sie nicht montags wieder ihren Dienst antreten, sondern zum Beispiel erst am Dienstag. Eine kürzere Arbeitswoche
ermöglicht einen sanfteren Übergang nach dem Urlaub, als wenn sie gleich wieder von null auf hundert einsteigen.
Einen schönen und erholsamen Urlaub wünscht Ihnen Ihre Steuerberatungskanzlei mit dem gesamten Team

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Autor: Angela Hamatschek
Datum: Dienstag, 1. Juli 2014 11:03
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