Richtig ankommen – so vermeiden Sie die Tücken beim Fahrtenbuch

Umgehen Sie die Tücken des Fahrtenbuchs besser gleich

Trotz des hohen Aufwands und der Unsicherheit kann es sich für Sie durchaus lohnen, ein Fahrtenbuch zu führen, um den geldwerten Vorteil aus den privat mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen gefahrenen Kilometern zu ermitteln.

Nutzen Sie den Pkw nur in einem ganz geringen Umfang privat, ist die Fahrtenbuchmethode vorteilhafter. Je geringer der Privatanteil, desto mehr spricht für ein Fahrtenbuch.

Allerdings muss das Fahrtenbuch unbedingt ordnungsgemäß geführt werden. Die Regeln sind streng:

Ihr Fahrtenbuch muss

  • lückenlos sein und auch
  • gegen nachträgliche Änderungen

geschützt sein.

Achtung: Ein aus losen Blättern zusammengefügtes Exemplar mochten die Richter vom Bundesfinanzhof denn auch nicht anerkennen. Sie urteilen, es sei nicht ordnungsgemäß, wenn es in loser Form geführt wird (BFH-Urteil vom 12.7.2011, Az. VI B 12/11, veröffentlicht am 14.9.2011).

So sollte Ihr Fahrtenbuch aussehen

Das Finanzamt wird aufgrund der Rechtsprechung nur solche Fahrtenbücher akzeptieren, die

  • handgeschrieben und als gebundene Ausgabe vorgelegt werden, oder
  • mithilfe von Software erstellt sind, bei denen eine nachträgliche Änderung der Eintragungen nicht mehr möglich ist oder dauerhaft dokumentiert wird.

Für den Nachweis per Fahrtenbuch müssen folgende Fahrten im Fahrtenbuch unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentiert werden:

  • dienstliche Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • private Fahrten
  • Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.

 

Das Fahrtenbuch Ihres Firmenwagens muss einige Mindestangaben enthalten, die zu Beginn und Ende einer jeden Dienstfahrt notiert werden müssen:

  • Datum
  • Kilometerstand
  • Reiseziel
    Wenn sich aus der Ortsangabe nicht eindeutig das Reiseziel bestimmen lässt, muss der Straßenname mit der Hausnummer im Fahrtenbuch eingetragen werden (z.B. Sparkasse Köln-Bonn ist nicht ausreichend, da es viele Filialen in der Stadt gibt).
  • bei Umwegen die Reiseroute (z.B. aufgrund von Stau)
  • Reisezweck
  • Aufgesuchte Geschäftspartner

Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Reisetätigkeit reicht es aus, zu notieren, welcher Kunde an welchem Ort aufgesucht wurde. Werden immer die gleichen Kunden aufgesucht, darf eine Kundenliste angelegt werden. Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer.

Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck und Reiseziel zu verzichten. Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind beim Führen eines Fahrtenbuches zu diesen Angaben verpflichtet. Ein Arzt muss deshalb neben dem Reisezweck „Patientenbesuch“ auch den Namen des aufgesuchten Patienten im Fahrtenbuch aufzeichnen.

Fahrtenbuch Ihrer Mitarbeiter:

Um nicht Gefahr zu laufen, bei der nächsten Betriebsprüfung den fahrtenbuchbedingten Steuervorteil gestrichen zu bekommen, ermitteln Sie den geldwerten Vorteil der Privatfahrten Ihrer Mitarbeiter am besten gleich im Rahmen der 1-%-Methode.

Der Vorteil für Sie:

Sie sparen sich dadurch eine Menge Arbeit. Möchte Ihr Mitarbeiter eine für ihn günstigere Variante durch die Fahrtenbuchmethode erreichen, kann er dies im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung beantragen und den Nachweis so auf eigene Faust führen – nach den oben genannten Regeln. Das Risiko tragen dann aber nicht Sie.

 

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Autor: Angela Hamatschek
Datum: Dienstag, 17. Dezember 2013 8:18
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