Freuen Sie sich schon auf die anstehenden Urlaubstage? Auf eine entspannte Zeit abseits von der Alltagshektik? Damit die Erholung tatsächlich gelingt, sollten Sie im Vorfeld die Weichen stellen. Wenn Sie den Fehler vermeiden zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu beginnen, ersparen Sie sich unnötigen Stress.
Ihre Weitsicht ist gefragt: Verzichten Sie darauf, Ihren Terminkalender in den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub voll zu packen. Planen Sie Luft für Unvorhergesehenes ein und bearbeiten Sie vorrangig Sachverhalte, die Sie nicht delegieren können oder möchten. Klären Sie rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitern, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt und wer für die unterschiedlichen Bereiche zuständig ist. Vermeiden Sie den Fehler, einseitig einen Stellvertreter zu bestimmen. Halten Sie mit Ihrem „Auserwählten“ zuvor Rücksprache, ob er bereit ist, die Vertretung zu übernehmen. Besprechen Sie die zu übernehmenden Aufgaben zeitig. Gibt es vereinbarte Sonderkonditionen oder Terminabsprachen, die Sie getroffen haben? Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Zeit für offene Fragen bleibt.
Klare Absprachen erhöhen Ihren Erholungsfaktor
Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist wichtige Geschäftspartner vorab über Ihren Urlaub zu informieren – das kann die Arbeit Ihrer Vertreter erleichtern. Vergewissern Sie sich, dass Telefonanrufe, Mails und die Post zielgerichtet weitergeleitet werden. Beim Mailverkehr ist eine automatische Abwesenheitsnotiz hilfreich. Darin informieren Sie über Ihre Abwesenheitsdauer und Vertreter. Klären Sie mit Ihrem Sekretariat, in welchen Ausnahmefällen Sie im Urlaub erreichbar sind. Das sorgt für ein gutes Gefühl und Sie brauchen sich tatsächlich keine Sorgen zu machen – andernfalls würden Sie ja kontaktiert. Wie wäre es, wenn Sie dabei Ihren „offiziellen Urlaub“ um ein, zwei Tage verlängern? Dann können Sie Ihre Arbeitsbelastung nach Ihrer Rückkehr selbst ein wenig steuern und zunächst dringliche Dinge mit etwas mehr Ruhe angehen.
Nicht fehlen sollte ein übersichtlicher Notfallplan. Erstellen Sie hierzu eine Checkliste nach dem Motto „Was ist zu tun, wenn…“. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis schon häufig bewährt – zu Urlaubszeiten, aber auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen. Wenn sich dadurch störende Telefonanrufe in Ihrem Urlaub erübrigen, hat sich Ihre „To-do-Liste“ schon gelohnt.
Notfallkoffer
Wie wäre es, wenn Sie vor Ihrem nächsten Urlaub über einen „Notfallkoffer“ nachdenken? Sie haben schon eine solche Notfallakte? Dann überprüfen Sie die auf Aktualität und passen Sie die Vorgehensweise bei Veränderungen an. Ihre Notfallakte sollten Sie für andere Personen übersichtlich anlegen und einem Vertreter mitteilen, wo sich die Unterlagen befinden. Eine lange Suche nach kurzfristig erforderlichen Angaben ist ein „No go“. Im digitalen Zeitalter können Sie Ihre Anweisungen auch elektronisch auf einer Datei hinterlegen. Auch hier gilt: Ihr Stellvertreter muss wissen, wo er die Datei findet. Das gehört in Ihren „Notfallkoffer“:
++ Wichtige Adressdaten (Familienangehörige, Berater )
++ Schlüssel und Passwörter (für Räumlichkeiten, Tresor, EDV-Zugang)
++ Ein Notfallplan
++ Vollmachten
++ Wichtige Geschäftspapiere (Verträge, Versicherungsscheine)
++ Unternehmertestament
Ihr Notfallplan sollte einen schnellen Überblick über das Unternehmen ermöglichen. Hier sollten Sie klar darlegen, was im Ernstfall zu tun ist, damit Ihre Firma reibungslos weiterlaufen kann:
?? Wer ist Ihr Vertreter im Notfall
?? Wer führt das Unternehmen bei einem längeren Ausfall weiter
?? Wer hat Zugang zu wichtigen Unterlagen und Informationen
?? Welche Liquiditätsengpässe drohen bei Ihrem Ausfall
?? Welches sind die strategischen Ziele Ihres Unternehmens
Eine Vorsorgevollmacht kann einen behördlich angeordneten Betreuer vermeiden
Auch wichtig: Mit einer Vorsorgevollmacht gewährleisten Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Firma. Sie vermeiden ein gefährliches Machtvakuum und vermeiden behördlich angeordnete Betreuungsmaßnahmen. Entgegen mancher Annahme gibt es bei uns kein allgemeines gesetzliches Vertretungsrecht von Angehörigen für Unternehmensentscheidungen. Ein Unternehmertestament kann langfristig das Unternehmen, aber auch Ihre Familie absichern. So können Sie unnötige Liquiditätslücken durch Pflichtansprüche oder anfallende Steuerlasten vermeiden.
Sie werden schnell merken, dass Ihre rechtzeitige Vorsorge Ihre Urlaubsvorfreude und die Urlaubslaune steigert – schließlich wissen Sie Ihr Unternehmen jetzt auch im Krisenfall gut aufgestellt. Wenn es Ihre Zeit zulässt, sollten Sie das gute Gefühl auch nach Ihrer Rückkehr weiterleben. Wie wäre es, zwischen Urlaubsende und Arbeitsbeginn einen kleinen Zeitpuffer einzubauen? Ein Arbeitsbeginn am Dienstag oder Mittwoch ermöglicht Ihnen einen sanften Übergang nach dem Urlaub und Sie finden Schritt für Schritt wieder in Ihren Arbeitsrhythmus. Und jetzt – schönen Urlaub!
