Verschärfung der Buchführungspflichten – alles prüfungssicher im Griff?

 

StB Stefan Link
StB Stefan Link

von Steuerberater Stefan Link, Kanzlei Schneider & Kissel Wetzlar, www.schneider-kissel.de

Die Finanzverwaltung hat Ende 2014 neu festgelegt, wie aus ihrer Sicht der Prozess der Erstellung von Buchführung und Aufzeichnungen auszusehen hat, damit er den Anforderungen einer finanzamtlichen Prüfung entspricht. Das bedeutet, sie hat eine „Waffe“ geschaffen, deren Gebrauch sie sich individuell vorbehält.

Die Folge: Steuerpflichtige haben umzudenken, und ihre Abläufe im Betrieb zu überprüfen.

Wer jetzt glaubt, dies betrifft nur buchführungspflichtige Unternehmer, der irrt.

Die Ordnungsvorschriften gelten ab 01.01.2015 für alle Unternehmer und Freiberufler. Und auch alle Personen, die Umsatzsteuererklärungen abgeben müssen, z.B. umsatzsteuerpflichtige Vermieter, sind davon betroffen.

Folgende Anforderungen sind zu beachten:

  • Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit und Richtigkeit
  • zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
  • Ordnung
  • NEU: Unveränderbarkeit (d. h. kein Excel)

Welche elektronischen Systeme sind betroffen?

„Es sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnung im Einzelfall von Bedeutung sind.“

Was bedeutet das?

Es sind alle relevanten Daten aus Haupt-, Vor- und Nebensystemen aufzubewahren, wie z.B. dem Zahlungsverkehrssystem, dem Kassensystem oder dem Taxameter. Hier genügt es nicht, einen Ausdruck abzuheften, es MUSS die entsprechende Originaldatei aus dem System vorhanden sein.

Erhalten Sie z.B. eine E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt, ist diese Nachricht elektronisch vorzuhalten. Ähnlich verhält es sich mit elektronisch übermittelten Rechnungen (z.B. Telefon). Ein Ausdruck der Rechnung ist NICHT ausreichend.

Der Erlass stellt mit Nachdruck fest, dass Kassenbücher täglich zu führen sind. Dies ist nicht neu. Um jedoch dem Grundsatz der Unveränderbarkeit gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bei der Auswahl der Programme eine Nachweismöglichkeit zu schaffen, damit die Verpflichtung eingehalten wird.

Die Finanzverwaltung hat auch die Anforderungen zur Belegsicherung und Verbuchung verschärft. Dort heißt es:

  • Die Erfassung der übrigen Vorgänge innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich
  • Die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen kann auch durch geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden
  • Bei periodenweiser Erstellung der Bücher müssen die übrigen Geschäftsvorfälle bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst werden

Was geschieht, wenn diese Fristen überschritten werden, oder ist das gar das „Aus“ für vierteljährliche oder jährliche Buchhaltungen?

Nein, nicht zwingend!

Im Schreiben steht, „wird diese Frist überschritten, ist die Buchführung bzw. Aufzeichnung nur dann noch ordnungsmäßig, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in den Grundbuchaufzeichnungen festgehalten werden“. Hier gilt, dass die geordnete und übersichtliche Belegablage die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen erfüllt (-> Pendelordner).

Da die Finanzverwaltung jedoch im Nachhinein nur schwer überprüfen kann, ob die Belegablage auch zeitnah erfolgte, ist dringend anzuraten, das Verfahren zu dokumentieren, zu kontrollieren und bei festgestellten Schwächen, diese zu beheben.

Demnach ist eine Verfahrensdokumentation zukünftig unerlässlich! Es sollte ebenfalls darüber nachgedacht werden, die Belegsicherung durch das sog. „ersetzende Scannen“ zu gewährleisten. Wir unterstützen Sie hierbei gerne.

Werden die von der Finanzverwaltung geforderten Maßnahmen nicht eingehalten, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß. „Die sich daraus ergebenden Rechtsfolgen sind vom jeweiligen Einzelfall abhängig.“

Das heißt, sollte der Betriebsprüfer Unregelmäßigkeiten feststellen, ist eine Auseinandersetzung sicher. Das Ende kann teuer werden.

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